Zeitliche Planung mit Gantt Chart

Hast du bei deiner Doktorarbeit mittlerweile den Überblick über deine zeitliche Planung verloren oder ist dein Plan im Laufe der Zeit etwas unübersichtlich geworden? Oder willst du gleich am Anfang deiner Arbeit mit einem guten Zeitplan optimal starten, weißt aber noch nicht genau wie? Dann kannst du mit einem Zeitmanagement-Tool, welches auch professionelle Projektmanager für die Planung ihrer Projekte verwenden, Abhilfe schaffen: dem Gantt Chart.

Keine Angst: der Umgang mit diesem Tool ist sehr leicht zu erlernen. Es gibt kostenlose Software dafür und das Aufstellen deines Zeitplans für deine Doktorarbeit dauert damit nur wenige Minuten. Ich erkläre dir in diesem Blog-Post, wie du einen Gantt Chart für deine eigene Doktorarbeit erstellen kannst.

EIN GANTT CHART - WAS IST DAS EIGENTLICH? 

Ein Gantt Chart ist eine visuelle Darstellung von Arbeitsabschnitten und Unteraufgaben in einem Projekt. Im Gantt Chart werden auf der linken Seite die Arbeitsabschnitte und Unteraufgaben mit Anfangs-, Enddatum und Dauer aufgelistet. Auf der rechten Seite wird dann auf einer Zeitleiste mittels eines Balkens die Aufgabe grafisch dargestellt. Die Länge des Balkens repräsentiert dabei die Dauer der Aufgabe und Anfang und Ende des Balkens liegen auf dem Anfangs- und Enddatum in der Zeitleiste. Außerdem kann man durch Verbinden der Balken mit kleinen Pfeilen anschaulich machen, wenn zwei Aufgaben zeitlich voneinander abhängen; wenn also zum Beispiel Aufgabe A erst erledigt sein muss, bevor du mit Aufgabe anfangen kannst.

WARUM IST EIN GANTT CHART EIN GUTES ORGANISATIONSTOOL FÜR DEINE DOKTORARBEIT?

Da deine Doktorarbeit eine Form von Projekt ist (es hat ein Anfangs- und (ungefähres) Enddatum und einen (mehr oder weniger) definierten Umfang), ist ein Gantt Chart super dafür geeignet, deine Doktorarbeit zeitlich durchzuplanen. Du kannst damit in kurzer Zeit übersichtlich visuell darstellen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, welche davon parallel durchgeführt werden können, welche in zeitlichen Anhängigkeiten zueinander stehen und wieviel Zeit du insgesamt für deine Doktorarbeit brauchen wirst. Außerdem kannst du mit einem Gantt Chart die Aufgaben identifizieren, die du auf keinen Fall aufschieben solltest, da sonst deine gesamte Arbeit insgesamt in Verzug gerät.

WIE FERTIGT MAN EINEN GANTT CHART AN?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Gantt Chart zu erstellen. Am besten eignet sich dafür spezielle Software für PC und Mac. Es gibt aber auch Vorlagen für Excel, die du verwenden kannst. Und wenn du ganz Low-Tech gehen willst, kannst du einen Gantt Chart sogar mit einem Stift auf Papier malen.

Bei der speziellen Gantt-Software gibt es sowohl Bezahlvarianten (wie Microsoft Project für den PC und OmniPlan für Mac) als auch kostenlose Varianten. Ich verwende für meine eigenen Projekte meistens die Freeware GanttProject, die auf PC, Mac und sogar Linux läuft, und die ich euch jetzt kurz vorstellen werde (alternativ kannst du dir auch meinen kostenlosen Videokurs zum Herunterladen auf dein Smartphone oder Tablet anschauen).

TUTORIAL: ERSTELLUNG EINES GANTT CHARTS MIT DER FREEWARE GANTTPROJECT

1. Lade und installiere die Software: Lade GanttProject von der Website www.ganttproject.biz für dein Betriebssystem (Windows, macOS, Linux) herunter. Sobald du das Programm installiert und geöffnet hast, gehst du wie folgt vor, um schnell zum Ergebnis zu kommen:

2. Befülle den Chart mit deinen Aufgaben: Überlege, welche Aufgaben du während deiner Doktorarbeit erledigen musst. Trage deine Aufgaben dann auf der linken Seite des Gantt Charts ein, indem du auf das Symbol für "Aufgabe" (eine kleine Uhr im oberen Bereich des Programmfensters) klickst. Die Aufgaben können weiter in Unteraufgaben unterteilt werden. Für eine Unteraufgabe erstelle zunächst eine normale Aufgabe unter der Hauptaufgabe, der sie zugeordnet werden soll, und rücke sie danach mit den Pfeilen im oberen linken Bereich ein.

Gantt Chart - Aufgaben eintragen

3. Füge Meilensteine hinzu: Du kannst auch sogenannte Meilensteine in deinen Chart integrieren. Meilensteine besitzen keine Dauer, sondern nur ein Datum, und können dazu verwendet werden, den Endpunkt einer Aufgabe oder eines Arbeitsabschnitts darzustellen. Man kann sie sich als Deadline für eine Aufgabe oder als "Produkt" vorstellen, welches bis zu diesem Zeitpunkt fertig sein muss (z.B. "Vektor kloniert", "Buch XY gelesen" oder "Doktorarbeit eingereicht"). Einen Meilenstein erstellst du, indem du ihn erst als normale Aufgabe erstellst und dann doppelt auf den Punkt vor der Aufgabe klickst. Es erscheint dann ein Fenster, auf dem du "Meilenstein" markieren kannst.

Gantt Chart - Meilensteine eintragen

4. Ergänze deine "Zeitfresser" (optional): Du kannst zusätzlich deinen Plan mit zusätzlichen "Zeitfressern" ergänzen, welche zwar nichts mit deiner Doktorarbeit zu tun haben, dich aber Zeit kosten, die von der Zeit für deine Doktorarbeit abgehen (z.B. ein Urlaub oder die Betreuung eines Studenten). Dies kann dir bei der realistischen Abstimmung deiner Aufgaben helfen.

5. Lege Datum und Dauer deiner Aufgaben fest: Trage dann das Datum und/oder die Dauer der einzelnen Aufgaben auf der linken Seite des Gantt Charts ein. Anfangs- und Enddatum werden bereits angezeigt. Um weitere Eigenschaften anzuzeigen (wie z.B. Dauer), klicke mit der linken Maustaste auf die Anzeigeleiste, gehe auf "Spalten verwalten", wähle dann die erwünschte Eigenschaft aus der erscheinenden Liste aus und klicke auf "Markierte zeigen".

Gantt Chart - Datum und Dauer

6. Stimme deine Aufgaben aufeinander ab: Falls du parallel verlaufende Aufgaben (oder "Zeitfresser") hast, kann es sein, dass du für die jeweiligen Aufgaben mehr Zeit benötigst, weil du hier nicht 100% deiner Arbeitskraft einsetzen kannst. Passe in diesem Fall die Dauer deiner Aufgaben noch einmal an. Du kannst die Aufgaben ganz einfach zeitlich verschieben, indem du auf den Aufgabenbalken rechts "Control-klickst" und dann den Balken verschiebst (oder indem du das Anfangsdatum im linken Bereich veränderst).

7. Trage zeitliche Abhängigkeiten ein: Falls du Aufgaben hast, die in zeitlicher Abhängigkeit stehen, klicke auf den Balken, der die erste Aufgabe in einer zeitlichen Reihe darstellt und ziehe dann den Mauszeiger auf die zeitlich nachfolgende Aufgabe. Ein kleiner Pfeil sollte erscheinen, welcher beide Balken miteinander verbindet. Dabei wird die zweite Aufgabe automatisch an das Ende der ersten Aufgabe verschoben. Ist dies nicht gewollt, klicke doppelt links auf dem Punkt neben der Aufgabe und gehe auf "Vorgänger" in dem erscheinenden Menü. Trage einen negativen Wert ein (gezählt werden hier Tage), wenn die zweite Aufgabe bereits früher anfangen soll, oder einen positiven Wert, wenn die zweite Aufgabe erst einige Tage nach Beenden der ersten anfangen soll.

Gantt Chart - Zeitliche Abhängigkeiten

8. Tracke deinen Fortschritt: Herzlichen Glückwunsch, dein Plan ist jetzt fertig! Du solltest dir den Plan jetzt regelmäßig anschauen und deine Fortschritt überprüfen. Am besten druckst du dir deinen Plan aus und hängst ihn dir an deinen Arbeitsplatz. Sobald du mit einer Aufgabe angefangen oder abgeschlossen hast, kannst du dir diesen Fortschritt in der Software anzeigen lassen. Klicke hierfür auf den Anfang des Aufgabenbalkens und es sollte ein kleiner gerader Pfeil in der Mitte des Balkens erscheinen, den du dann nach rechts ziehen kannst. Der Balken in der Mitte des Balkens gibt den prozentualen Fortschritt der Aufgabe visuell wieder.

Gantt Chart - Fortschritt tracken

So, ich hoffe, dass du einen kleinen Einblick bekommen konntest, wie dir ein Gantt Charts bei der Planung deiner Doktorarbeit helfen kann und wie du die Freeware GanttProject dafür verwenden kannst. Falls du noch ein wenig mehr in die Planung deiner Doktorarbeit mit Gantt Charts einsteigen willst, schau gerne bei meinem Kurs "Planung von Forschungsarbeiten mit Gantt Charts" vorbei. Er beschreibt zusätzlich, was der kritische Pfad ist und wie du Basispläne mit der Software erstellen kannst. Für 50% Rabatt für den Kurs folge diesem Link oder gebe den Code "FRUEHLING2017" ein.

Und jetzt erst einmal: Viel Glück bei deiner Doktorarbeit!

4 Gedanken zu „Zeitliche Planung mit Gantt Chart

  1. Ingo

    Hi Ines,
    wieviel Zeilen sind denn sinnvoll in meinem Zeitplan für meine Doktorarbeit, 10-30 oder doch eher 100?
    Danke für die anschauliche Erklärung!
    Ingo

    Antworten
    1. Doktorandencoach

      Hallo Ingo,
      das kommt ganz auf dein Projekt an und darauf, wie genau du die unterschiedlichen Arbeitsschritte schon kennst. Theoretisch ist eine detaillierte Darstellung gut, aber man kann sich auch verzetteln. Ich würde erst einmal mit einer groben Planung der Hauptaufgaben und Abschnitte beginnen und dann jeweils weiter ins Detail gehen. Aufgaben, die bald stattfinden könntest du schon etwas detaillierter durchplanen. Die Übersicht behält man auch bei komplexen Gantt Charts, da man Hauptaufgaben "einklappen" kann und die ganzen Unteraufgaben so versteckt werden können.

      Antworten

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